Gründen als Soloselbstständige:r

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Freiberuflich oder Gewerbe?

Diese Einordnung triffst du ganz am Anfang und sie hat spürbare Folgen. Freiberufler:innen melden sich nur beim Finanzamt an, zahlen keine Gewerbesteuer und sind von der IHK-Pflichtmitgliedschaft befreit. Gewerbetreibende melden ein Gewerbe an, werden Mitglied der IHK und zahlen ab einem Gewinn über 24.500 Euro im Jahr Gewerbesteuer. Ob du freiberuflich bist, richtet sich nach § 18 EStG. Dort stehen die sogenannten Katalogberufe: unter anderem Ärzt:innen, Rechtsanwält:innen, Ingenieur:innen, Journalist:innen, Dolmetscher:innen. Dazu kommen den Katalogberufen ähnliche Tätigkeiten und selbstständige wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Arbeit. Klingt eindeutig, ist es aber oft nicht. Gerade in IT, Beratung, Design und Online-Business entscheidet die konkrete Ausgestaltung deiner Tätigkeit. Wer programmiert und dabei ingenieurähnlich arbeitet, kann freiberuflich sein. Wer fertige Software verkauft, ist gewerblich. Die Einordnung trifft am Ende das Finanzamt.

Im internen Bereich führt dich unser Konfigurator Schritt für Schritt durch die Einordnung deiner Tätigkeit.

Kleinunternehmer-regelung

Kaum eine Regelung wird so oft missverstanden. Deshalb hier die Fakten. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Du weist keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus und führst keine ans Finanzamt ab. Alle anderen Steuern bleiben vollständig bestehen: Einkommensteuer auf deinen Gewinn, gegebenenfalls Gewerbesteuer. Die verbreitete Vorstellung, Kleinunternehmer:innen würden „weniger Steuern zahlen", ist falsch.
Seit 1. Januar 2025 gelten diese Grenzen: Dein Umsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Überschreitest du die 100.000 Euro während des Jahres, endet die Regelung ab diesem Zeitpunkt. Ob die Regelung für dich sinnvoll ist, hängt von deinen Kund:innen ab. Arbeitest du für Privatkund:innen, macht sie deine Preise effektiv günstiger oder deine Marge größer. Arbeitest du für Unternehmen, bringt sie dir wenig, denn deine Geschäftskund:innen holen sich die Umsatzsteuer ohnehin als Vorsteuer zurück. Gleichzeitig verlierst du selbst den Vorsteuerabzug auf alles, was du einkaufst: Laptop, Software, Fortbildung.

Die vollständige Rechnung mit Beispielen für B2B und B2C findest du im internen Bereich.

Dein Preis ist dein Geschäftsmodell

Als Soloselbstständige:r verkaufst du Zeit oder Ergebnisse, und beides ist begrenzt. Deshalb ist deine Kalkulation die wichtigste unternehmerische Entscheidung, die du triffst. Die Rechnung, die viele unterschätzen: Ein Jahr hat rund 220 Arbeitstage. Davon gehen Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, Akquise, Buchhaltung und Verwaltung ab. Realistisch fakturierbar sind bei vielen Soloselbstständigen 120 bis 150 Tage. Dein Tagessatz muss auf dieser Basis dein Gehalt, deine Krankenversicherung, deine Altersvorsorge, deine Betriebskosten, deine Steuern und eine Rücklage tragen. Wer seinen Preis vom früheren Angestelltengehalt ableitet, kalkuliert sich planmäßig in die Unterdeckung. Als Faustgröße gilt: Der Stundensatz einer Selbstständigen muss deutlich über dem rechnerischen Stundenlohn einer vergleichbaren Anstellung liegen, damit am Ende dasselbe Nettoeinkommen steht.

Absicherung: Du bist dein wichtigstes Betriebsmittel

Wenn du ausfällst, steht der Betrieb. Deshalb gehören diese Punkte in jede Sologründung:

Krankenversicherung. Als Selbstständige:r versicherst du dich freiwillig gesetzlich oder privat. In der gesetzlichen Kasse gilt eine Mindestbemessung, das heißt: Auch bei niedrigem Gewinn fällt ein Mindestbeitrag an. Plane diesen Fixposten von Monat eins ein. Ein Krankentagegeld schließt die Lücke, wenn du länger ausfällst.

Rentenversicherung. Viele glauben, Selbstständige seien grundsätzlich von der Rentenversicherungspflicht befreit. Für mehrere Gruppen stimmt das nach § 2 SGB VI gerade nicht: unter anderem Lehrende und Dozent:innen, Künstler:innen und Publizist:innen (über die Künstlersozialkasse) sowie Selbstständige, die auf Dauer im Wesentlichen für einen Auftraggeber arbeiten und keine eigenen Angestellten haben. Prüfe deine Pflicht früh, denn Nachforderungen können mehrere Jahre rückwirkend erhoben werden.

Arbeitslosenversicherung. Wer aus einer Anstellung heraus gründet, kann sich freiwillig weiterversichern. Der Antrag muss innerhalb von drei Monaten nach Aufnahme der Selbstständigkeit bei der Agentur für Arbeit gestellt werden. Diese Frist ist hart.

Scheinselbstständigkeit. Arbeitest du überwiegend für einen Auftraggeber, eingebunden in dessen Abläufe und Weisungen, kann deine Tätigkeit als abhängige Beschäftigung eingestuft werden. Klarheit schafft das Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung. Gerade zu Beginn mit einem großen Erstkunden ist das ein Thema, das du aktiv klären solltest.

Netzwerk und Sichtbarkeit von Anfang an aufbauen

Eine Gründung im stillen Kämmerlein scheitert schneller als eine sichtbare. Egal wie gut deine Idee ist, wenn niemand weiß, dass es dich gibt, gibt es dich für deinen Markt nicht.

Die ersten Aufträge kommen in den seltensten Fällen aus bezahlter Werbung. Sie kommen aus deinem direkten und erweiterten Umfeld. Ehemalige Kolleg:innen, Bekannte, Branchenkontakte, Empfehlungen über Empfehlungen. Wer kein Netzwerk hat, hat keine Erstkund:innen.

Konkrete Schritte für die ersten Wochen: Informiere dein bestehendes Netzwerk persönlich. Werde Mitglied in Branchen-Strukturen wie Kammern, Verbänden oder Unternehmer:innen-Netzwerken und besuche regelmäßig Veranstaltungen. Setze dein LinkedIn-Profil professionell auf, denn es ist deine digitale Visitenkarte im B2B. Eine schlanke, klare Webseite reicht für den Start, sie muss nicht perfekt sein.

Suche den Austausch mit anderen Gründer:innen in Communities. Du wirst Fragen lösen, von denen du gar nicht wusstest, dass du sie hast. Das Netzwerk, das du in den ersten sechs Monaten aufbaust, trägt dich oft die nächsten Jahre.

IM ÜBERBLICK

Vor dem Start

1. Einordnung klären: freiberuflich oder gewerblich
2. Kleinunternehmerregelung bewusst entscheiden, passend zu deinen
3. Kund:innen
Stunden- und Tagessatz auf Basis fakturierbarer Tage kalkulieren

Zur Gründung

4. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt, bei Gewerbe zusätzlich Gewerbeanmeldung
5. Kranken- und ggf. Rentenversicherung klären, Frist für die freiwillige Arbeitslosenversicherung beachten
6. Geschäftskonto einrichten und Website aufsetzen

Im laufenden Betrieb

7. Rücklagen für Einkommensteuer und Vorauszahlungen bilden
8. Auslastung und Preise mindestens jährlich überprüfen
9. Netzwerk und Vertretung aufbauen für Urlaub, Krankheit und Auftragsspitzen

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